Home FAQ Inkoop

Inkoop

Hieronder vindt u de meest gestelde vragen over inkoop.


Toegevoegde waarde IUC-Noord

V: Wat is de toegevoegde waarde van IUC-Noord?

A: Door de oprichting van IUC-Noord worden een aantal doelen bereikt: de inkoopfunctie wordt verder geprofessionaliseerd; met de oprichting van het IUC-Noord wordt geïnvesteerd in contract- en leveranciersmanagement, Rijkscategoriemanagement; analyse en strategische inkoopfuncties. De inkoopbehoefte wordt gebundeld ter effectuering van het Rijkscategoriemanagement.

 

Besturing

V: Wie is de eigenaar van IUC-Noord?

A: Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is eigenaar van IUC-Noord. In eerste instantie wordt IUC-Noord als identiteit gepositioneerd onder het SSO-Noord.

 

V: Op welke wijze worden de belangen van de klanten van IUC-Noord behartigd?

A: Er is een klantenraad ingericht in het governance model waarin de klanten van IUC-Noord worden vertegenwoordigd. Tijdens de oprichting van IUC-Noord is deze klantenraad besluitvormend en adviserend geweest.

 

V: Wie betaalt de rekening(en) van IUC-Noord?

A: IUC-Noord heeft een verrekenmodel welke van toepassing is op haar klanten.

 

Klantenorganisaties versus IUC-Noord

V: Op welke wijze is IUC-Noord georganiseerd?

A: IUC-Noord bestaat uit een aantal teams en een staf. Dit betreffen teams die gericht zijn op de specifieke inkoopbehoefte van de contractmanagers en kunnen op locatie georganiseerd zijn. De teams zijn opgedeeld in diverse portfolio’s. Daarnaast beschikt IUC-Noord over een generiek team dat zich richt op generieke inkoop en het Rijkscategoriemanagement. De staf, waaronder de manager van het IUC-Noord, inkoopstrateeg en inkoopanalisten zijn fysiek georganiseerd in de stad Groningen.

 

V: Wat wordt er van de klantorganisatie verwacht?

A: De contracteigenaren moeten gelijk aan de huidige situatie de inkoopbehoefte scherp formuleren en blijven eigenaar van contracten. Een inkoopbehoefte dient tijdig besproken en doorgegeven te worden aan IUC-Noord, waarbij rekening gehouden wordt met de doorlooptijden van de verschillende aanbestedingsvormen.

 

V: Welke diensten levert IUC-Noord?

A: IUC-Noord beschikt over een Product-Diensten catalogus (PDC) waarin onderscheid is gemaakt tussen standaard (c.q. verplichte) dienstverlening en dienstverlening op maat.

 

V: Wat is het verschil tussen specifieke dienstverlening en generalistische inkoop?

A: IUC-Noord heeft generalistische inkoop opgedeeld in de verschillende portfolio’s. Dit zijn: Facilitair, ICT, HRM, Inhuur derden en Communicatie. Ook de categorieën die IUC-Noord toebedeeld heeft gekregen als Deurwaarders, Waardepapieren en Datacenter Hardware zijn hierin opgenomen. Onder Specifieke dienstverlening behoren de exclusieve aanvragen welke niet onder de portfolio’s benoemd kunnen worden en welke specifiek zijn voor het desbetreffende organisatieonderdeel. Dit betekend dat IUC-Noord voor de gehele Rijksoverheid deze diensten verzorgd, inclusief het contractmanagement.

 

V: Voor welke diensten moet ik betalen als contracteigenaar?

A: IUC-Noord levert een standaard (c.q. verplichte) dienstverlening welke is opgenomenin de Product-Dienstencatalogus (PDC). In deze PDC zijn eveneens maatwerk diensten opgenomen. Na evaluatie en de inrichting van het verrekenmodel kunnen deze diensten worden afgenomen.

 

V: Als ik een klacht heb, waar kan ik dan terecht?

A: Klachten kunnen gemeld worden via het algemene telefoonnummer 050-599 8884 of via een bericht op de contactpagina.

 

V: Wat gebeurt er als IUC-Noord niet conform de servicelevels opereert?

A: Indien de dienstverlening niet conform afspraak is dan kan er contact gezocht worden met de desbetreffende inkoper, teamleider of manager van IUC-Noord.

 

V: Wat is een dienstverleningsafspraak?

A: Een dienstverleningsafspraak (DVA) is een door beide partijen ondertekend document waarin schriftelijke afspraken tussen een klantorganisatie en IUC-Noord zijn vastgelegd.

 

V: Wat staat er in een dienstverleningsafspraak (DVA)?

A: In een DVA staan alle contractafspraken welke gemaakt zijn tussen een klantorganisatie en IUC-Noord.

 

V: Wie stelt een dienstverleningsafspraak (DVA) op?

A: Een DVA wordt opgesteld door IUC-Noord en de desbetreffende klantorganisatie.

 

Inkoopproces

V: Vanaf welk bedrag verloopt het inkoopproces via IUC-Noord?

A: Inkooptrajecten met een waarde boven de € 10.000,- lopen via IUC-Noord.


V: Hoe kan ik een inkoopaanvraag starten?

A: U kunt dit doen door op de button 'ik wil... kopen' te klikken. U vult hier uw gegevens en inkoopbehoefte in. Daarna wordt uw aanvraag automatisch in behandeling genomen.

 

V: Wat wordt bedoeld met de decentrale regie organisatie?

A: Voor Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) wordt een decentrale-regie-organisatie-functie (DRO) ingericht ten behoeve van de vraagbundeling, vraagarticulatie en de inkoopcontrol.

 

V: Welke effecten heeft categoriemanagement voor klantorganisaties?

A: De huidige ontwikkelingen brengen een inperking van de “vrijheidsgraden” met zich mee door de ontwikkeling van Rijkscategoriemanagement. Dit heeft een verplicht karakter. IUC-Noord dient hierbij als voorportaal c.q. loket. Van de contractmanager wordt verwacht dat deze enerzijds de inkoopbehoefte scherp definieert (eventueel in overleg met de inkoper dan wel DRO-functionaris) en anderzijds dient de contractmanager of materiedeskundige deel te nemen aan de specifieke projectgroep.

 

V: Wie is er verantwoordelijk voor contractmanagement?

A: De klantorganisatie kan het contractmanagement zelf uitvoeren of uitbesteden aan IUC-Noord. Het contractmanagement van categoriemanagement wordt sowieso door IUC-Noord gedaan of een ander inkoopuitvoeringscentrum waaraan de categorie is toegekend.

 

V: Wie zorgt er voor contractbeheer?

A: Het contractbeheer wordt verzorgd door IUC-Noord.

 

V: Hoe bereik ik IUC-Noord?

A: De contactgegevens staan vermeld onder het kopje ‘contact’.

 

Juridische impact 

V: Blijft de Zelfstandig Aanbestedende Dienst (ZAD) status voor de klanten gehandhaafd?

A: Ja, deze status blijft gehandhaafd en tevens de structuur van de CDI’s (coördinerende directeuren inkoop) bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en het ministerie van Veiligheid en Justitie. Dit betekent dat IUC-Noord zowel aan het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap als het ministerie van Veiligheid en Justitie verantwoording moet afleggen gelijk aan de huidige situatie.

 

V: Wie is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid?

A: De klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, IUC-Noord garandeert een kwalitatief proces. Bij incidenten beschikt IUC-Noord over juridische ondersteuning.

 

V: Wie is verantwoordelijk bij fouten?

A: IUC-Noord is verantwoordelijk voor het garanderen van de kwaliteit van de dienstverlening en wordt daarbij ondersteund door juridische expertise. De klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid.

 

Garantie/Prestatie

V: Welk kwaliteitsniveau streeft IUC-Noord na?

A: IUC-Noord streeft naar het behalen van de NEN-norm, zij wordt hierop periodiek getoetst. Daarbij werkt zij bij de ontwikkeling van de professionalisering met het MSU+ model. Dit is in 'inkoopland' een veel gebruikt inkoop professionaliseringsinstrument. Tenslotte dient IUC-Noord minimaal een 7,3 te behalen op het klanttevredenheidsonderzoek (KTO).

 

V: Wordt er gestuurd op kritische prestatie indicatoren (KPI's)?

A: Er wordt gestuurd op servicelevels en kritische prestatie indicatoren (KPI’s). Deze zijn opgenomen in de dienstverleningsafspraak (DVA) tussen de manager van IUC-Noord en het opdrachtgever bestuur (OGB). De dienstverleningsafspraak (DVA) wordt jaarlijks afgesloten en geëvalueerd.

 

V: Op welke wijze wordt de continuïteit van de dienstverlening van IUC-Noord gegarandeerd?

A: IUC-Noord beschikt over een grote pool van medewerkers en deelt de expertise op in de gebruikelijke portfolio’s facilitair, HRM, ICT, Communicatie en Inhuur derden. Dit is gelijk aan de huidige situatie. IUC-Noord beschikt op deze wijze over een brede inkoopgroep.

 

V: Worden er dienstverleningsafspraken (DVA’s) opgesteld?

A: Ja, jaarlijks maakt de manager van IUC-Noord met alle opdrachtgevers afspraken in de vorm van een dienstverleningsafspraak (DVA).

 

V: Wat is de standplaats van IUC-Noord?

A: De hoofdlocatie van IUC-Noord is gevestigd in Groningen. De medewerkers kennen echter ook een plaats van tewerkstelling in Leeuwarden, Utrecht, Amersfoort en Den Haag. Op deze wijze is IUC-Noord dicht bij de klant georganiseerd en kan zij de gevraagde toegevoegde waarde realiseren.

 

V: Hebben de medewerkers van IUC-Noord een werkplek op locatie en toegang tot systemen?

A: Ja, zij maken gebruik van de ICT-faciliteiten en beschikbare werkplekken van de klantorganisatie.